Will ein Mittelständler beispielsweise ein ERP-System einführen, führt um ein Lastenheft kaum ein Weg herum

Eine kurze Lastenheft-Definition zum Einstieg: Ein Lastenheft ist eine Dokumentation, in der ein Auftraggeber seine Anforderungen für die Lösung eines zu lieferenden Produktes, für die Lösung eines Problems beziehungsweise einer komplexen Aufgabe strukturiert und anhand überprüfbarer Kriterien beschreibt. Die Norm DIN 69901-5 definiert ein Lastenheft als „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“.

Prinzip: so allgemein wie möglich und so einschränkend wie nötig

Der Auftraggeber in solch einem Fall kann etwa ein Unternehmen, eine Verwaltung oder Organisation sein, der Auftragnehmer zum Beispiel ein Dienstleister, Lieferant oder der Anbieter einer Software. Das Lastenheft beschreibt unter anderem die Mindestanforderungen und gewünschten Spezifikationen, die das Produkt oder die Lösung haben muss. Zu beachten ist außerdem, dass das Lastenheft so umfangreich wie nötig die Anforderungen beschreiben muss, anderseits aber den potenziellen Anbietern auch Spielräume für eigene Lösungen lassen sollte.

Das Lastenheft sollte insbesondere folgende Punkte behandeln:

• Unternehmensbeschreibung
• Marktumfeld und Alleinstellungsmerkmale
• Aktuelle Situation in der IT-Landschaft, Anzahl der Benutzer
• Strategische Ziele
• prozessorientierte, funktionale Beschreibung der Anforderungen
• Terminplan
• Konkrete Ansprechpartner für Angebote

Was unterscheidet das Lastenheft vom Pflichtenheft?

Anders als ein Pflichtenheft, das konkrete technische Anforderungen und Wünsche enthält, beschreibt ein Lastenheft die abstrahierten funktionalen Anforderungen. Ein Lastenheft erleichtert die Einholung vergleichbarer Angebote potenzieller Auftragnehmer erheblich.

Beispiel: Einführung eines ERP-Systems für die Ressourcenplanung

Ein typisches Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Industrieunternehmen will ein ERP-System einführen, konkret ein Softwarepaket für die Einsatzplanung von Personal, Material, Kapital, Anlagen und anderen unternehmerischen Ressourcen, englisch auch „Enterprise Resource Planning“ (ERP) genannt. Da es sich dabei um eine komplexe Aufgabe handelt, in die womöglich nicht deckungsgleichen Anforderungen und Wünsche des Managements, der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter, unter Umständen auch von Stammlieferanten und Dienstleistern einfließen, ist es in solch einem Fall sinnvoll, ein Lastenheft zu erstellen.

Tools helfen bei Lastenheft-Erstellung

Heutige Lastenhefte werden in der Regel elektronisch erstellt. Sinnvoll ist es daher, auch gleich ein digitales Tool zur Erstellung von Lastenheften einzusetzen. Ein Lastenheft-Beispiel lässt sich im Internet googeln und ist beispielsweise hier zu finden. Einige dieser digitalen Lösungen unterstützen den Nutzer auch bei Prozessanalysen sowie bei den weiteren Schritten, die dann folgen, wenn das Lastenheft auf dieser Basis generiert ist.

Danach gilt es unter anderem, eine Liste potenzieller Anbieter für das gewünschte Produkt oder die gewünschte Lösung – möglichst gleich samt Adressen und konkreten Ansprechpartnern – zu erstellen. Anhand dieser Liste kann das Lastenheft dann an diese Anbieter verschickt werden, um konkrete Angebote einzuholen. Als nächstes grenzt der Auftraggeber den Kreis potenzieller Auftragnehmern immer weiter ein. Dabei ist zugrunde zu legen, in welchem Maße die Angebote die im Lastenheft beschriebenen Anforderungen erfüllen, welche Leistungen sie womöglich darüber hinaus anbieten – und natürlich, welche Preise beziehungsweise Honorare oder dauerhafte Lizenzkosten zu erwarten sind. Womöglich kann dies in separaten Videokonferenzen mit jedem einzelnen Anbieter oder in einem Komplex-Workshop mit den in Frage kommenden Anbietern genauer abgeklärt werden, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt.

Autor: Werbung

Quellen: Wikipedia, abas Software, t2informatik, Hochschule Augsburg

 

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