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Die Vorteile einer digitalen Personalakte und einer Personalmanagement Software

Foto: Heiko Weckbrodt

Foto: Heiko Weckbrodt

Die Aufgaben und auch die Bedeutung von HR nehmen immer mehr zu. Mittlerweile sind HR-Mitarbeiter weg vom reinen Verwalter gerückt und mehr zum Gestalter geworden. An sich ein positiver Trend, den auch jene, die es betreffen, begrüßen. Doch als Business-Partner werden auch immer mehr Ressourcen für die wertschöpfenden Aufgaben verlangt. Gleichzeitig lösen sich die zeitaufwendigen administrativen Standardaufgaben von HR nicht einfach in Wohlgefallen auf. Natürlich fallen weiterhin die ganzen Mitarbeiterdaten an, es geht nach wie vor um Urlaubsanträge, Zuschüsse, Änderung der Stammdaten, Entlassungen, Neuzugänge etc. Alle vorkommenden Aufgaben, die im Personalwesen so anfallen, müssen bewältigt werden. Nicht immer zieht das einen Personalaufbau bei HR mit sich, weshalb es Zeit wird, die administrativen Tätigkeiten outzusourcen. Dafür eignet sich beispielsweise eine Personal Management Software, wie die von HAUFE HR SERVICES.

Digitalisierung auf dem Vormarsch

Mehr Arbeit, auch noch wertschöpfend und gestaltend, bei gleichbleibender verwaltungstechnischer Arbeit, geht auf Dauer nicht gut. Hierfür braucht es entweder eine Personalaufstockung oder eine digitale Lösung. Am Ende leiden nämlich nicht nur die HR-Mitarbeiter darunter, sondern auch die Belegschaft. Hier kommt es zu langen Wartezeiten auf die HR-Services und auch zu Unverständnis. Während im Privatleben die Digitalisierung schon längst Einzug erhalten hat, läuft es im Unternehmen immer noch händisch und damit zeitaufwendig ab. Das führt nicht selten zu einer hohen Unzufriedenheit.

Die Lösung: Personalmanagement Software

Eine Personalmanagement Software, die alle HR-Prozesse vereint, schafft endlich die digitale Entlastung, die viele Unternehmen so dringend brauchen. Mit der entsprechenden Software lässt sich ein großer Teil der operativen Aufgaben automatisch erledigen. Damit spart das Unternehmen eine Menge an Zeit und wertvolle Ressourcen, was dazu führt, dass strategische Aufgaben besser umgesetzt werden können. Den Grundpfeiler der Software bildet die digitale Personalakte, zum Beispiel die Haufe People Operations. Ohne diese geht nichts, denn hier befinden sich alle Informationen der Mitarbeiter/innen. Der Vorteil der digitalen Variante ist, dass alle Daten und Dokumente jederzeit und überall (standortunabhängig) abrufbar sind. Das Ganze geschieht schnell, einfach und sicher. Die Zeit von Aktenbergen und Regalen voller Ordner sind damit Vergangenheit. Mit ein paar einfachen Schritten sind neue Personalakten angelegt, damit keine wichtigen Deadlines vergessen werden, gibt es automatische Erinnerungen. Neben können intelligente Funktionen, wie übersichtliche HR-Reports, Zeit und Arbeit ersparen, die wiederum in wertschöpfende Aufgaben gesteckt werden kann. Dabei ist die Personalmanagement Software komplett in eine bereits bestehende HR-Systemlandschaft integrierbar. Dennoch ist sie auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt.

Vorteile einer Personalmanagement Software

  1. Zentraler Zugriff auf alle Daten der Mitarbeiter/innen und wichtigen Dokumente: Die Zeiten, in denen Akten und Dokumente herausgesucht werden müssen, sind vorbei. Der Rechercheaufwand nach einzelnen Dokumenten geht gegen null, durch Filterfunktionen und direkte Ablage in der elektronischen Personalakte. Das papierlose Arbeiten schont zudem die Umwelt, es ist ortsunabhängig und flexibel.
  2. Transparenz über den Stand und Bearbeitungsstatus von Anträgen, Dokumenten, laufenden Prozessen, etc. Mehr Transparenz sorgt für eine höhere Zufriedenheit im Team.
  3. Automatische Erinnerungsfunktion: Alle HR-relevanten Fristen, wie Vertragsfristen und Co. werden nicht mehr vergessen.
  4. Flexible Einsicht und Bearbeitungsrechte von Prozessen: Mehrere Beteiligte können an einem Prozess gleichzeitig arbeiten, das spart Zeit. Es kann jederzeit der aktuelle Stand eines Antrags abgerufen werden. Auch die HR-Reports und Analysen werden übersichtlich und flexibel einsehbar in Dashboards angezeigt.
  5. Mit der digitalen Lösung werden ein maximaler Datenschutz der Personaldaten und höchste Sicherheitsstandards nach der DSGVO gewährleistet.

Die Vorteile für die Einführung eines modernen Personalmanagements und Haufe People Operations sprechen für sich. So lassen sich damit Verwaltungsaufwände deutlich reduzieren und der Workflow im Unternehmen steigern. Dadurch wird der Weg frei für strategische HR-Aufgaben, die das Unternehmen mehr voranbringen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit (Employee Experience) steigt merklich an.

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